Prozesse automatisieren mit KI – gebaut auf deine Abläufe

Die meisten Betriebe haben kein KI-Problem, sondern ein Übergabe-Problem. Die Anfrage kommt per E-Mail, der Termin steht im Kalender, die Daten liegen im CRM und die Rechnung entsteht in einem vierten Programm. Zwischen diesen Schritten sitzt ein Mensch, der Informationen von links nach rechts trägt. Genau diese Handarbeit lässt sich automatisieren.

Ich baue keine Standardlösung, die du dann an deinen Betrieb anpassen musst. Ich sehe mir an, wie der Ablauf bei dir tatsächlich läuft, und baue die Automatisierung darauf.

Welche Prozesse kann man automatisieren?

Automatisieren lohnt sich bei Abläufen mit drei Merkmalen: Sie wiederholen sich, sie folgen festen Regeln, und sie kosten regelmäßig Zeit. Typische Kandidaten:

• Anfragen sortieren und beantworten: Eingehende E-Mails und Formulare werden gelesen, zugeordnet, mit einer ersten Antwort versehen und an die richtige Stelle weitergeleitet.
• Belege und Rechnungen auslesen: PDFs und Fotos werden ausgewertet, die Daten landen strukturiert in der Buchhaltung statt in einer Ablage.
• Daten zwischen Programmen übertragen: Zwei Systeme, die nicht miteinander reden, werden über eine Schnittstelle verbunden – ohne Copy-and-paste.
• Termine koordinieren: Anfragen werden mit dem Kalender abgeglichen, Termine bestätigt, Erinnerungen verschickt.
• Angebote und Dokumente erstellen: Aus vorhandenen Daten entsteht der fertige Entwurf, den du nur noch prüfst.
• Berichte zusammenstellen: Zahlen aus mehreren Quellen laufen automatisch in einer Übersicht zusammen.

Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI?

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn A passiert, tue B. Das funktioniert, solange der Input immer gleich aussieht – und scheitert, sobald eine E-Mail frei formuliert ist oder die Rechnung anders aufgebaut ist als beim letzten Mal.

Genau dort kommt KI ins Spiel. Sie liest die frei formulierte Anfrage, erkennt worum es geht, zieht die Beträge aus dem PDF und ordnet den Vorgang zu. In der Praxis kombiniere ich beides: Die Regeln geben den Ablauf vor, die KI übernimmt die Stellen, an denen verstanden statt nur ausgeführt werden muss.

So läuft ein Projekt ab

1. Potenzialanalyse (kostenlos). Wir sehen uns einen deiner Abläufe an. Du erfährst, was sich automatisieren lässt, was nicht, und was es kostet. Ohne Verkaufsdruck.
2. Umsetzung. Ich baue den Workflow, teste ihn mit deinen echten Daten und übergebe ihn dokumentiert – inklusive Fehlerbehandlung, damit nichts still verloren geht.
3. Betrieb. Auf Wunsch übernehme ich Wartung und Anpassungen. Abläufe ändern sich, die Automatisierung muss mitziehen.

Ich fange bewusst mit einem Prozess an, nicht mit allen gleichzeitig. Der erste zeigt, ob die Rechnung aufgeht – danach kann man erweitern.

Womit ich arbeite

Die Automatisierungen laufen auf einer selbst gehosteten n8n-Instanz, nicht auf einer fremden Cloud-Plattform. Wo KI-Verarbeitung nötig ist, läuft sie über AWS Bedrock in der Region Frankfurt. Angebunden wird an das, was bei dir bereits im Einsatz ist: E-Mail, Kalender, Buchhaltung, CRM, Cloud-Speicher.

Kein Baukasten, keine monatliche Lizenz für Funktionen, die du nie benutzt.

Was es kostet

Der Preis hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle der Ablauf hat. Deshalb steht er nach der Analyse fest, nicht davor.

Alle Preise netto. Der Festpreis für die Umsetzung wird nach der kostenlosen Potenzialanalyse verbindlich genannt.

Wo Automatisierung nichts bringt

Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Was du einmal im Quartal machst, automatisierst du nicht – der Aufwand holt die Zeitersparnis nie ein. Prozesse, die bei jedem Durchlauf anders aussehen, ebenfalls nicht. Und Entscheidungen, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl brauchen, bleiben bei dir.

Das sage ich dir in der Analyse, bevor du Geld dafür ausgibst. Ein Projekt, das sich nicht rechnet, will ich nicht verkaufen.

Warum bei mir

Ich bin Einzelunternehmerin, keine Agentur. Du sprichst immer direkt mit der Person, die den Workflow baut – nicht mit einem Account-Manager, der dann intern weiterreicht. Kurze Wege, klare Zuständigkeit.

Häufige Fragen (FAQ)